Sistem HR Digital: 5 Masalah Besar yang Dihadapi HR Tanpa Penggunaannya

Pengurusan sumber manusia (HR) adalah salah satu aspek yang paling penting dalam memastikan kelancaran operasi sesebuah syarikat. Tanpa sistem HR yang efisien, banyak cabaran yang akan timbul. Artikel ini akan membincangkan 5 masalah besar yang akan dihadapi oleh HR jika tidak menggunakan sistem HR digital dalam menguruskan kehadiran, gaji, cuti, tuntutan dan data pekerja.

Baca dengan lebih lanjut berkenaan perbandingan yang lebih terperinci sistem HR manual VS automatik

Proses Manual yang Memakan Masa

Tanpa sistem HR digital, setiap tugas yang melibatkan data pekerja perlu dilakukan secara manual, sama ada melalui pengisian borang atau spreadsheet. Proses ini boleh memakan masa yang lama, terutama apabila perlu mengemas kini rekod kehadiran atau mengira gaji pekerja setiap bulan.
Sistem manual seperti ini tidak hanya melambatkan operasi HR, malah boleh menjejaskan produktiviti syarikat secara keseluruhan. Dengan sistem HR digital, semua data dapat diproses secara automatik, menjimatkan masa dan membolehkan HR memberi tumpuan kepada aspek lain yang lebih penting.

Tingginya Risiko Kesilapan Manual

Proses manual sering kali membawa kepada kesilapan manusia, sama ada dalam pengiraan gaji, rekod cuti atau tuntutan. Kesilapan ini bukan sahaja merugikan syarikat tetapi juga boleh menyebabkan ketidakpuasan hati di kalangan pekerja. Misalnya, jika slip gaji pekerja salah atau permohonan cuti tertangguh, ia boleh menjejaskan hubungan antara HR dan pekerja.
Dengan sistem HR digital, banyak proses ini boleh diautomasi, mengurangkan kemungkinan kesilapan dan meningkatkan ketepatan. Selain itu, data boleh diakses secara real-time, memastikan tiada kelewatan atau kekeliruan.

Kekurangan Ketelusan dalam Pengurusan Data

Pengurusan data yang tidak teratur dan tidak telus boleh menyebabkan banyak masalah di dalam syarikat. Tanpa sistem HR yang digital, rekod pekerja seperti kehadiran, cuti, dan tuntutan mungkin disimpan dalam bentuk manual atau dokumen yang berbeza.
Kekurangan ketelusan ini boleh menyebabkan pekerja berasa tidak diberi perhatian, atau syarikat berisiko menghadapi isu-isu berkaitan undang-undang. Sistem HR digital menyediakan platform yang mudah untuk memantau dan mengakses semua rekod data dengan mudah, memastikan ketelusan dan membina kepercayaan pekerja.

Kesukaran dalam Menguruskan Pekerja dengan Lokasi Berbeza

Untuk syarikat yang mempunyai pekerja di lokasi yang berbeza atau bekerja dari rumah, pengurusan kehadiran, cuti dan gaji boleh menjadi sangat mencabar. Pekerja yang bekerja dari rumah atau di luar pejabat mungkin menghadapi kesulitan dalam melaporkan waktu kerja mereka atau memohon cuti secara efisien.
Sistem HR digital menyediakan aplikasi yang membolehkan pekerja mengakses dan merekodkan data kehadiran mereka dari mana-mana sahaja, menjadikannya lebih mudah untuk syarikat memantau prestasi pekerja tanpa mengira lokasi mereka.

Sukar untuk Membuat Laporan atau Analisis

Tanpa sistem HR digital, HR mungkin sukar untuk menghasilkan laporan yang lengkap dan tepat pada masanya mengenai prestasi pekerja, kehadiran, atau analisis gaji. Proses ini biasanya memerlukan pengumpulan data manual dari pelbagai sumber, yang bukan sahaja memakan masa, tetapi juga meningkatkan kemungkinan data yang salah atau tidak lengkap.
Sistem HR digital membolehkan HR menghasilkan laporan automatik yang tepat dan berdasarkan data yang dikemas kini secara langsung. Ini memberikan kelebihan kepada syarikat untuk membuat keputusan yang lebih baik dan strategik.

Penyelesaian kepada Masalah Ini

MesraHR adalah sistem HR digital yang membantu menyelesaikan semua masalah yang dibincangkan di atas. Dengan MesraHR, HR dapat mengautomasi proses kehadiran, pengiraan gaji, cuti dan tuntutan tanpa perlu menggunakan sistem yang berbeza. Semua data pekerja disimpan dalam satu platform yang mudah diakses dan lebih teratur.

MesraHR juga menggunakan teknologi pengecaman wajah untuk memastikan kehadiran pekerja dicatat dengan tepat, mengurangkan kesilapan dan meningkatkan keselamatan di tempat kerja. Sistem ini boleh digunakan di mana-mana dan pada bila-bila masa, memberi fleksibiliti kepada HR dan pekerja, terutamanya bagi syarikat yang mempunyai pekerja di lokasi berbeza. Selain itu, MesraHR menyediakan laporan dan analisis secara automatik, memudahkan HR membuat keputusan yang lebih baik.

Kesimpulan

Penggunaan sistem HR digital adalah langkah yang bijak untuk syarikat yang mahu mengurangkan masalah seperti proses manual yang lambat, kesilapan dalam pengiraan data, serta kekurangan ketelusan dalam pengurusan. Dengan MesraHR, semua masalah ini dapat diselesaikan dengan mudah, membolehkan syarikat menguruskan sumber manusia secara lebih cekap dan tanpa kerumitan.

Untuk lebih lanjut tentang bagaimana automasi boleh membantu dalam mengurangkan masa pengurusan, boleh baca artikel 10 cara automasi HR mengubah kecekapan di tempat kerja