Cara Guna E-Attendance mesraHR: 1 Solution untuk HR dan Pekerja

Menguruskan kehadiran pekerja adalah salah satu aspek yang paling penting dalam mana-mana organisasi. Kini, ciri E-Attendance mesraHR datang sebagai solusi digital yang mempermudah proses tersebut.

Ciri ini direka untuk membantu HR dan pekerja untuk menguruskan kehadiran dengan lebih efisien dengan mengaplikasikan teknologi moden seperti biometric/face recognition check in dan penggunaan awan (cloud) supaya data kehadiran mudah diakses.

Dalam artikel ini, kita akan mengupas cara menggunakan E-Attendance mesraHR, manfaatnya untuk HR dan pekerja serta bagaimana sistem ini dapat meningkatkan produktiviti dan pengurusan masa tempat kerja.

Apa Itu E-Attendance MesraHR?

E-Attendance MesraHR adalah sistem pengurusan kehadiran digital yang direka khusus untuk mempermudah pencatatan waktu masuk dan keluar pekerja secara automatik. Ia mengintegrasikan teknologi pintar dengan sistem HR, membolehkan HR untuk memantau kehadiran pekerja tanpa perlu bergantung pada rekod manual.

Dengan E-Attendance MesraHR, pekerja dapat merekod kehadiran mereka menggunakan pelbagai kaedah seperti pengecaman wajah atau pengesahan menggunakan biometrik. Semua data kehadiran akan disimpan dalam sistem digital yang mudah diakses oleh HR untuk penilaian dan pelaporan.

Manfaat Ciri E-Attendance mesraHR

1. Check-In dan Check-Out Pengecaman Wajah atau Cap Jari

Ciri pengesahan individu untuk check-in dan check-out adalah salah satu fungsi utama yang menjadikan E-Attendance mesraHR istimewa:

Pekerja hanya perlu buka aplikasi mesraHR dan selfie semasa check-in atau check-out.
Sistem pengecaman wajah akan mengesahkan identiti pekerja secara automatik.
Data kehadiran direkodkan dalam sistem digital yang boleh diakses oleh majikan.

Antara manfaat utama ciri ini berbeza dengan merekod kehadiran lain seperti menggunakan punchcard ialah:

Ketelusan: Mencegah isu ‘buddy punching’ di mana pekerja mendaftar kehadiran untuk orang lain.
Mudah dan Pantas: Tidak lagi memerlukan kad fizikal atau catat dalam buku rekod kehadiran.
Rekod Bergambar: Selfie disimpan sebagai bukti sekiranya timbul sebarang pertikaian.

Dengan ciri ini, urusan kehadiran menjadi lebih mudah, pantas dan efisien!

2. Automasi Kehadiran dan Penggajian

Semua data kehadiran disimpan dan diselaras dengan sistem penggajian. Ini secara tidak langsung mendatangkan manfaat seperti:

Jimat Masa: Proses yang sebelum ini dilakukan secara manual kini diautomasikan, menjimatkan masa dan tenaga kerja.
Ketelusan: Pekerja boleh mengakses dan menyemak rekod mereka pada bila-bila masa bagi memastikan ketepatan maklumat.
Peningkatan Produktiviti: Tumpuan dapat diberikan kepada tugasan strategik tanpa diganggu oleh urusan kehadiran harian.

Dengan sistem automasi ini, majikan dan pasukan HR dapat mengurangkan beban tugasan rutin dan memberi fokus kepada perkara yang lebih penting dan bernilai.

3. Pengesanan Lokasi Masa Nyata

Manfaat E-Attendance mesraHR yang lain ialah ia merekod lokasi sebenar ketika pekerja check-in atau check-out di mana ia membantu:

Majikan mengenalpasti sekiranya pekerja ada di pejabat ketika check-in atau check-out.
Data ini disimpan sebagai rujukan.
Mengurangkan risiko curi tulang dalam kalangan pekerja.

Melaluinya ia juga memberi kelebihan kepada syarikat dari pelbagai segi termasuk:

Ketepatan: Majikan boleh mengetahui lokasi kerja sebenar pekerja.
Elak Kepalsuan: Pekerja tidak boleh menipu dan mendaftar kehadiran dari rumah atau lokasi lain.
Akses Mudah: Berguna untuk syarikat yang mempunyai pelbagai cawangan dengan lokasi kerja yang berbeza seperti lawatan tapak (site visit).

Sistem ini memenuhi dinamik kerja yang berkembang, membolehkan pekerja menjejaki waktu kerja mereka tanpa mengira lokasi mereka, sama ada bekerja dalam pejabat atau dari jauh.

4. Rekod Kehadiran Digital yang Selamat

Semua data kehadiran disimpan secara digital dan dilindungi sepenuhnya melalui sistem cloud mesraHR yang membawa pelbagai kelebihan, antaranya:

Akses Mudah: Majikan dan pekerja boleh menyemak rekod kehadiran bila-bila masa melalui aplikasi.
Keselamatan Terjamin: Data disimpan secara selamat dan bebas daripada risiko kehilangan akibat kerosakan fizikal seperti buku log atau fail manual.
Pengurusan Sistematik: Proses audit dan rujukan menjadi lebih mudah dan teratur.

Dengan kelebihan ini, majikan tidak perlu lagi bergantung kepada kaedah tradisional yang rumit dan mudah terdedah kepada kesilapan.

Cara Guna E-Attendance mesraHR

Langkah Penggunaan Sistem mesraHR untuk Rekod Kehadiran

Untuk proses ini, anda perlu mengakses aplikasi mesraHR terlebih dahulu. Jika belum memiliki akaun, anda boleh mendaftar terlebih dahulu.

Langkah untuk Pekerja:

Muat Turun Aplikasi
Aplikasi mesraHR boleh dimuat turun melalui App Store, Google Play atau App Gallery.
Log Masuk
Log masuk ke aplikasi menggunakan nama pengguna (username) dan kata laluan (password) anda.
Rekod Kehadiran Masuk (Check-In)
- Pada paparan utama (dashboard), tekan ciri ‘Attendance’.
- Tekan butang hijau ‘Check In’.
- Ambil gambar anda atau imbas cap jari. Sistem akan memaparkan masa, tarikh dan lokasi secara automatik.
- Tekan ‘Submit’ untuk menghantar rekod.
Rekod Kehadiran Keluar (Check-Out)
- Tekan butang merah ‘Check-Out’.
- Ambil gambar dan tekan ‘Submit’ untuk menyelesaikan rekod kehadiran hari tersebut.

Langkah untuk Majikan:

Akses Sistem
Log masuk ke sistem mesraHR melalui pelayar web menggunakan nama pengguna dan kata laluan anda.
Semakan Kehadiran Pekerja
- Di halaman utama, klik ‘Attendance’ dan pilih ‘Timesheet’.
- Di sini, anda boleh menyemak dan memantau rekod kehadiran semua pekerja dalam syarikat.

Manual vs Automatik: Cara Rekod Kehadiran yang Berbeza

Sebelum menggunakan sistem E-Attendance mesraHR, banyak organisasi masih bergantung pada kaedah manual yang memerlukan lebih banyak masa dan tenaga. Mari lihat perbezaan antara kedua-dua cara ini:

Kehadiran Manual

Kaedah: Pekerja menulis masa masuk dan keluar secara manual di buku log atau fail Excel.
Risiko:
- Mudah berlaku kesilapan catatan.
- Berisiko tinggi kehilangan data akibat kerosakan fizikal.
- Sukar untuk disemak semula jika berlaku pertikaian.
Pengurusan HR: Memerlukan masa tambahan untuk menyusun dan menganalisis rekod setiap bulan.

Kehadiran Automatik

Kaedah: Pekerja hanya perlu ‘Check-In’ dan ‘Check-Out’ melalui aplikasi mudah alih menggunakan telefon pintar.
Kelebihan:
- Masa, lokasi dan gambar disimpan secara automatik dan selamat dalam sistem cloud.
- Mengurangkan kesilapan manusia.
- Mudah diakses semula untuk audit atau semakan.
Pengurusan HR: Laporan kehadiran disediakan secara automatik dan boleh diakses dalam masa nyata (real-time).

Soalan Lazim (FAQ)

1. Adakah sistem ini sesuai untuk semua jenis organisasi?

Ya, sistem ini sangat sesuai untuk SME dan syarikat yang mempunyai bilangan pekerja sederhana. Ia juga boleh disesuaikan mengikut keperluan organisasi yang berbeza.

2. Adakah E-Attendance MesraHR selamat digunakan?

Ya, E-Attendance mesraHR menggunakan protokol keselamatan yang tinggi untuk melindungi data kehadiran dan maklumat peribadi pekerja.

3. Bolehkah E-Attendance mesraHR digunakan jika pekerja bekerja di lokasi luar (remote work/on-site)?

Ya, e-attendance mesraHR menyokong ciri GPS tracking yang membolehkan kehadiran direkod walaupun pekerja berada di luar pejabat, asalkan peranti mempunyai sambungan internet dan lokasi diaktifkan.

4. Adakah sistem ini boleh diintegrasikan dengan sistem gaji?

Boleh, e-attendance mesraHR boleh menyelaraskan data kehadiran terus ke sistem penggajian (payroll), menjadikan pengiraan gaji lebih mudah dan tepat berdasarkan kehadiran sebenar.

Kesimpulan: Penyelesaian Digital yang Efisien untuk HR dan Pekerja

E-Attendance MesraHR adalah alat yang sangat berkesan dalam memudahkan pengurusan kehadiran pekerja. Dengan menggunakan sistem ini, HR dapat memantau kehadiran pekerja secara automatik sementara pekerja dapat menikmati kemudahan dan fleksibiliti dalam merekodkan kehadiran mereka. MesraHR membantu organisasi mengurangkan kesalahan manusia, mempercepatkan proses pentadbiran dan memastikan ketelusan dalam pengurusan sumber manusia.

Jika anda pemilik SME atau pengurus HR, menggunakan E-Attendance MesraHR adalah langkah bijak untuk memastikan pengurusan kehadiran yang lebih efisien, memudahkan pekerja dan menjimatkan masa dalam pengurusan HR.