English 
Malay Ketahui Beza Show Cause Letter dan Warning Letter: 4 Ciri Utama
Ketahui perbezaan antara Show Cause Letter dan Warning Letter, serta cara mengendalikan surat amaran atau surat tunjuk sebab dengan adil dan berkesan dalam pengurusan disiplin pekerja.
Table of Contents
Pengenalan
Dalam pengurusan sumber manusia, tindakan disiplin terhadap pekerja yang melanggar peraturan atau polisi syarikat adalah perkara biasa. Dua daripada tindakan disiplin yang sering digunakan oleh majikan adalah Show Cause Letter (Surat Tunjuk Sebab) dan Warning Letter (Surat Amaran). Walaupun kedua-dua surat ini bertujuan untuk menangani masalah disiplin pekerja, terdapat perbezaan penting antara keduanya.
Artikel ini akan mengupas perbezaan antara Show Cause Letter dan Warning Letter, bila kedua-duanya digunakan dan bagaimana majikan serta pekerja harus menanganinya secara profesional.
1. Apa Itu Show Cause Letter (Surat Tunjuk Sebab)?
Show Cause Letter (Surat Tunjuk Sebab) adalah surat rasmi yang dikeluarkan oleh majikan kepada pekerja yang disyaki melanggar peraturan syarikat atau tingkah laku yang tidak sesuai di tempat kerja. Surat ini memberi pekerja peluang untuk memberikan penjelasan mereka mengenai pelanggaran yang telah berlaku sebelum tindakan disiplin lebih lanjut diambil.
Tujuan Show Cause Letter
Memberi pekerja peluang untuk menjelaskan kesalahan mereka.
Menilai justifikasi atau alasan pekerja sebelum majikan membuat keputusan lanjut.
Mengelakkan kesilapan atau salah faham dalam pengambilan keputusan disiplin.
Contoh situasi penggunaan Show Cause Letter:
Ketidakhadiran tanpa alasan yang sah.
Mengabaikan tugas yang diberikan oleh majikan.
Tindakan tidak beretika seperti membuli rakan sekerja.
2. Apa Itu Warning Letter (Surat Amaran)?
Warning Letter adalah surat rasmi yang dikeluarkan kepada pekerja yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran peraturan syarikat. Berbeza dengan Show Cause Letter, Warning Letter biasanya diberikan apabila majikan telah membuat penilaian awal dan menentukan bahawa tindakan disiplin perlu diambil.
Tujuan Warning Letter
Memberikan amaran rasmi kepada pekerja mengenai kesalahan yang dilakukan.
Menegaskan syarat disiplin syarikat dan mengharapkan perubahan tingkah laku di masa hadapan.
Memberikan pekerja peluang terakhir untuk memperbaiki diri sebelum tindakan disiplin yang lebih berat diambil.
Contoh situasi penggunaan Warning Letter:
Kelewatan yang berulang tanpa alasan yang jelas.
Perilaku kasar atau tidak profesional di tempat kerja.
Tidak mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan.
Berkaitan: Panduan Warning Letter
3. Beza Antara Show Cause Letter dan Warning Letter
Walaupun kedua-dua surat ini berkait dengan tindakan disiplin, terdapat beberapa perbezaan utama antara Show Cause Letter dan Warning Letter:
a. Tujuan dan Fasa Pengeluaran Surat
Show Cause Letter: Dikeluarkan pada peringkat awal apabila majikan mahu memberi pekerja peluang untuk menjelaskan kesalahan mereka sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.
Warning Letter: Diberikan setelah penilaian telah dibuat dan tindakan disiplin perlu diambil. Pekerja diberi amaran rasmi tentang tingkah laku atau prestasi mereka yang tidak memuaskan.
b. Proses Penyelesaian
Show Cause Letter: Memberi pekerja peluang untuk memberikan penjelasan bertulis dalam masa yang ditetapkan, sebelum majikan mengambil sebarang tindakan lanjut.
Warning Letter: Tindakan langsung yang lebih tegas, memberi amaran kepada pekerja mengenai kesalahan yang telah dilakukan.
c. Kesan Kepada Pekerja
Show Cause Letter: Penggantungan atau penamatan kontrak.
Warning Letter: Penurunan gaji, penggantungan, atau penamatan kontrak.
d. Keputusan Lanjut
Show Cause Letter: Membawa kepada penilaian penjelasan pekerja sebelum keputusan akhir dibuat.
Warning Letter: Menjadi asas untuk tindakan disiplin yang lebih serius jika kesalahan sama diulang.
4. Bila Perlu Menggunakan Show Cause Letter dan Warning Letter?
Show Cause Letter
Digunakan apabila pekerja ditemui melanggar peraturan, tetapi majikan masih belum membuat keputusan mengenai tindakan disiplin yang lebih serius. Ini memberi peluang kepada pekerja untuk memberi penjelasan dan menunjukkan bahawa organisasi memberikan peluang untuk memperbaiki kesalahan.
Contoh Situasi:
Pekerja yang tidak hadir tanpa sebab yang sah beberapa kali.
Pekerja yang melakukan kesalahan kecil tetapi boleh diperbaiki dengan penjelasan dan penambahbaikan.
Warning Letter
Digunakan apabila pekerja telah melanggar peraturan dengan serius atau tidak menunjukkan perubahan tingkah laku walaupun telah diberi peluang untuk menjelaskan. Tindakan ini lebih tegas dan memberi amaran kepada pekerja mengenai akibat kesalahan berulang.
Contoh Situasi:
Pekerja yang berulang kali lewat tanpa alasan yang munasabah walaupun sudah diberi amaran.
Perilaku kasar atau tidak profesional yang menjejaskan keharmonian pekerja lain.
5. Cara Kendalikan Proses Pemberian Show Cause Letter dan Warning Letter
Sebagai majikan atau HR, adalah sangat penting untuk memastikan bahawa proses pemberian surat ini dilakukan dengan adil dan mengikut prosedur yang betul. Berikut adalah beberapa langkah yang perlu diambil:
a. Prosedur Jelas
Pastikan anda mengikuti prosedur disiplin yang jelas telah ditetapkan oleh syarikat. Ini termasuk memberi penjelasan bertulis tentang kesalahan yang dilakukan dan memberi pekerja peluang untuk menjelaskan diri mereka sebelum tindakan lanjut diambil.
b. Berikan Ruang Penjelasan
Pastikan anda memberi pekerja tempoh yang mencukupi untuk memberi penjelasan. Ini menunjukkan bahawa anda mengamalkan keadilan dalam menilai prestasi atau kesalahan mereka.
c. Komunikasi Terbuka
Komunikasi adalah kunci untuk memastikan proses disiplin berjalan lancar. Pastikan pekerja diberitahu mengenai tindakan yang diambil dan kesannya terhadap kerjaya mereka.
d. Dokumen Teliti
Pastikan semua komunikasi dan langkah disiplin yang diambil didokumentasikan. Ini penting untuk rekod syarikat dan mengelakkan sebarang masalah jika berlaku pertikaian.
Soalan Lazim (FAQ)
1. Bolehkah Majikan Beri Kedua-dua Surat?
Boleh. Majikan boleh keluarkan show cause letter kemudian memberikan warning letter selepas meneliti tindakan daripada pekerja. Meskipun begitu, biasanya majikan memberikan show cause letter kemudian disusuli dengan warning letter.
2. Apa Berlaku Sekiranya Pekerja Tidak Respon Show Cause Letter?
Walaupun pekerja mempunyai hak untuk menolak untuk memberi respon, secara amnya ia lebih baik untuk memberikan respon yang tepat pada masanya dan menyeluruh. Keengganan untuk memberi respon boleh mengakibatkan tindakan tatatertib selanjutnya, kerana ia mungkin dilihat sebagai tidak memberi kerjasama.
3. Ada Berapa Jenis Warning Letter?
Terdapat beberapa jenis surat amaran:
- Amaran Lisan
- Amaran Bertulis
- Amaran Akhir
4. Berapa Banyak Warning Letter Biasanya Dikeluarkan?
Walaupun tidak wajib, adalah perkara biasa untuk mengeluarkan sekurang-kurangnya dua amaran bertulis sebelum penamatan terakhir, menurut mishu.my.
Sesetengah syarikat mungkin mengeluarkan lebih banyak bergantung pada keparahan isu dan tindak balas pekerja terhadap amaran sebelumnya.
Penutup
Show Cause Letter dan Warning Letter adalah dua alat penting dalam pengurusan disiplin pekerja. Kedua-duanya digunakan untuk menangani pelanggaran peraturan di tempat kerja, tetapi Show Cause Letter memberikan pekerja peluang untuk menjelaskan diri mereka terlebih dahulu, manakala Warning Letter adalah tindakan rasmi untuk memberi amaran yang lebih tegas terhadap kesalahan berulang.
Sebagai majikan, adalah penting untuk mengikuti prosedur yang adil dan menerima penjelasan pekerja sebelum membuat keputusan akhir. Jika dikeluarkan dengan cara yang betul, kedua-dua surat ini dapat memastikan bahawa proses disiplin berjalan dengan adil dan membantu pekerja memperbaiki kesilapan mereka.
Lancarkan Pengurusan Syarikat Anda Dengan mesraHR!
Berita baik kepada anda yang sedang mencari sistem pengurusan pembayaran, pengiraan dan agihan gaji pekerja, mesraHR dapat bantu membuat semuanya secara automatik untuk tingkatkan pengalaman pekerjaan syarikat anda.
Pada masa yang sama, mesraHR turut menawarkan fungsi lain yang dapat membantu majikan dan pegawai HR seperti pengurusan payroll, pengurusan cuti dan tuntutan, pengurusan kehadiran dan banyak lagi!
Dengan mesraHR pengurusan syarikat anda akan menjadi lebih lancar dan efisien. Rasai sendiri pengalaman menggunakan HR software terbaru di Malaysia – mesraHR sekarang!
Mari cuba FREE DEMO untuk dapatkan sistem mesraHR sekarang!
