Expert HR Dedah Perkara Perlu Ada Dalam Offer Letter, No 7 Paling Penting!

Ini apa yang perlu ada dalam offer letter atau surat tawaran kerja untuk memastikan syarat pekerjaan yang jelas dan persetujuan bersama antara majikan dan pekerja.

Pengenalan

Offer letter atau surat tawaran kerja adalah dokumen penting dalam proses pengambilan pekerja. Ia bukan sahaja menjadi asas kepada hubungan antara majikan dan pekerja, tetapi juga memperincikan syarat-syarat pekerjaan dan harapan kedua-dua pihak.

Namun, masih ramai yang tidak tahu dengan jelas apa yang perlu ada dalam offer letter untuk memastikan ia lengkap, jelas dan sah dari segi undang-undang. Dalam artikel ini, kami akan dedahkan perkara-perkara penting yang perlu ada dalam offer letter berdasarkan pengalaman HR.

1. Maklumat Pekerja dan Majikan

Offer letter perlu mempunyai maklumat asas mengenai kedua-dua pihak yang terlibat dalam kontrak pekerjaan. Ini termasuklah maklumat peribadi pekerja dan butiran syarikat yang mempekerjakan mereka.

a. Nama Pekerja

Pastikan nama pekerja dinyatakan dengan betul dan lengkap. Ini bagi memastikan tiada kekeliruan apabila surat tawaran ditandatangani. Nama pekerja adalah elemen utama yang mengesahkan siapa yang ditawarkan pekerjaan tersebut.

b. Nama Majikan dan Syarikat

Sertakan juga nama syarikat serta maklumat perniagaan untuk memastikan pekerja jelas dengan siapa dia akan bekerja. Maklumat ini memberikan ketelusan dan membantu pekerja memahami lebih lanjut mengenai tempat kerja mereka.

c. Tarikh Surat Tawaran

Nyatakan tarikh surat tawaran untuk memberi konteks masa kepada tawaran yang diberikan. Ini juga penting bagi mengelakkan salah faham berkaitan tempoh tawaran atau tempoh sah tawaran tersebut.

2. Jawatan dan Tanggungjawab

Setiap offer letter harus menyatakan jawatan yang ditawarkan kepada pekerja serta tanggungjawab kerja mereka. Ini merupakan perkara penting yang membantu pekerja memahami peranan mereka di dalam organisasi itu.

a. Nama Jawatan

Sertakan nama jawatan rasmi yang diberikan kepada pekerja seperti Pemasar Digital, Eksekutif Kewangan atau Pengurus Projek. Ini membolehkan pekerja mengetahui peranan spesifik yang mereka akan jalankan.

b. Tanggungjawab Kerja

Pastikan nyatakan dengan jelas dan terperinci tentang tanggungjawab utama pekerja dalam jawatan tersebut. Ini boleh merangkumi tugas harian, projek-projek khas dan objektif jangka panjang yang perlu dicapai.

Berkaitan: Panduan KPI Effective

3. Gaji dan Manfaat

Gaji adalah perkara utama yang pekerja ingin tahu dalam offer letter. Bahagian ini tidak hanya merujuk kepada gaji pokok, tetapi juga faedah tambahan yang diterima oleh pekerja sepanjang tempoh pekerjaan mereka.

a. Gaji Pokok

Nyatakan jumlah gaji bulanan atau gaji tahunan yang akan diterima oleh pekerja. Pastikan gaji yang dinyatakan adalah jumlah yang telah dipersetujui dan sesuai dengan peringkat jawatan serta industri.

b. Skim Pembayaran

Tetapkan juga cara pembayaran gaji, sama ada secara mingguan, bulanan atau sebulan sekali. Sertakan juga maklumat berkenaan dengan penyimpanan gaji, sama ada melalui akaun bank syarikat atau kaedah lain.

c. Faedah Lain

Selain gaji pokok, pekerja berhak untuk mengetahui faedah tambahan yang akan diterima, seperti insurans kesihatan, cuti tahunan, bonus tahunan dan faedah lain yang ditawarkan oleh syarikat. Semua ini perlu dinyatakan dalam offer letter untuk mengelakkan kekeliruan di masa hadapan.

4. Tempoh Percubaan (Jika Ada)

Bagi sesetengah jawatan, pekerja mungkin akan melalui tempoh percubaan untuk menilai prestasi mereka sebelum disahkan dalam jawatan tetap.

a. Jangka Masa Percubaan

Nyatakan dengan jelas jangka masa percubaan yang ditetapkan, sama ada selama 3 bulan, 6 bulan atau tempoh lain yang difikirkan sesuai oleh majikan. Ini memberi pekerja masa untuk memahami dan menyesuaikan diri dengan persekitaran kerja yang baru.

b. Penilaian Semasa Tempoh Percubaan

Pastikan untuk menyatakan bagaimana penilaian prestasi akan dilakukan semasa tempoh percubaan dan apa yang akan berlaku jika prestasi pekerja tidak memenuhi harapan. Contohnya, jika prestasi tidak memuaskan, pekerja mungkin tidak disahkan dalam jawatan tetap.

5. Waktu Kerja

Tentukan dengan jelas waktu kerja serta tempoh kontrak (jika ada) dalam offer letter. Ini adalah maklumat yang sangat penting bagi pekerja untuk merancang kehidupan peribadi mereka.

a. Tempoh Bekerja

Sertakan waktu bekerja yang ditetapkan oleh syarikat, seperti 9 pagi hingga 6 petang atau sebarang variasi berdasarkan syarat kerja. Sekiranya kerja di luar waktu pejabat diperlukan, pastikan ini disebut sebagai kerja lebih masa atau overtime dan bagaimana ia akan dibayar.

b. Cuti

Senaraikan jenis cuti yang disediakan oleh syarikat, termasuk cuti tahunan, cuti sakit dan cuti umum. Pastikan prosedur memohon cuti dinyatakan dengan jelas.

c. Tempoh Kontrak

Tarikh mula dan tamat kontrak dinyatakan. Ini memberi pekerja gambaran yang jelas tentang jangka masa pekerjaan mereka.

6. Maklumat Tambahan

Selain daripada perkara utama, surat tawaran kerja juga mungkin mengandungi maklumat lain seperti polisi syarikat, etika kerja dan peraturan disiplin yang perlu dipatuhi. Ini penting untuk memastikan pekerja dapat menyesuaikan diri dengan budaya kerja di tempat baru.

Selain itu, Kementerian Sumber Manusia Malaysia (MOHR) juga menyediakan maklumat mengenai undang-undang pekerjaan dan hak-hak pekerja yang sangat berguna untuk majikan dan pekerja memahami keperluan tawaran pekerjaan.

7. Tanda Tangan dan Persetujuan

Setiap offer letter perlu ditandatangani oleh majikan dan pekerja untuk mengesahkan bahawa kedua-dua pihak bersetuju dengan syarat-syarat yang terkandung dalam surat tawaran tersebut.

a. Tandatangan Pekerja

Pekerja perlu menandatangani surat tawaran untuk menunjukkan bahawa mereka menerima tawaran tersebut dan bersetuju dengan syarat yang ditetapkan.

b. Tandatangan Majikan

Majikan juga perlu menandatangani untuk mengesahkan sebarang kekeliruan dan memberi pengesahan rasmi bahawa tawaran pekerjaan itu adalah sah.

Cara Menulis Surat Tawaran Kerja yang Menarik & Jelas

1. Gunakan Bahasa Profesional

Elakkan ayat yang terlalu santai atau tidak formal.

2. Pastikan Padat Tapi Jelas

Masukkan semua butiran penting tetapi jangan terlalu panjang.

3. Nyatakan Terma & Syarat

Nyatakan dengan jelas supaya kekeliruan dapat dielakkan di kemudian hari.

4. Gunakan Nada Positif

Pastikan pekerja yang berminat rasa dihargai dan bersemangat untuk sertai syarikat anda.

Kesimpulan

Offer letter adalah dokumen yang sangat penting dalam proses pengambilan pekerja. Ia bukan sahaja menetapkan syarat pekerjaan yang jelas, tetapi juga melindungi kedua-dua pihak dalam hubungan pekerjaan. Dengan memastikan bahawa ia mengandungi perkara-perkara utama seperti gaji, manfaat, tanggungjawab kerja, cuti dan terma-terma kontrak, majikan dan pekerja akan mempunyai pemahaman yang jelas tentang harapan, kewajipan dan hak masing-masing.

Dengan pengurusan sumber manusia yang berkesan, offer letter yang lengkap akan membantu menyediakan asas yang kukuh untuk kerjasama yang harmonis antara pekerja dan majikan.

Soalan Lazim (FAQ)

1. Apakah tujuan dan fungsi offer letter?

Tujuan utama surat tawaran kerja adalah untuk memberikan kepastian kepada pekerja tentang syarat pekerjaan yang ditawarkan. Ia juga berfungsi sebagai dokumen rujukan yang boleh digunakan untuk tujuan pentadbiran dan perundangan.

Surat ini membantu mengelakkan sebarang kekeliruan mengenai tanggungjawab dan hak masing-masing selepas pekerja menerima tawaran.

2. Kenapa offer letter penting?

Memastikan kejelasan – Pekerja dan majikan memahami syarat pekerjaan yang ditawarkan.
Melindungi kedua-dua pihak – Jika berlaku sebarang pertikaian, surat ini boleh dijadikan rujukan.
Menjadi asas untuk kontrak kerja – Setelah pekerja menerima tawaran ini, kontrak rasmi boleh disediakan.

3. Perbezaan antara surat tawaran kerja dan kontrak kerja?

Meskipun kedua-duanya berkaitan, berikut adalah beberapa perbezaan utama:

Perkara

Surat Tawaran Kerja

Kontrak Kerja

Maksud

Dokumen awal yang menyatakan syarat kerja yang dipersetujui.

Dokumen rasmi yang mengandungi syarat yang lebih spesifik.

Tujuan

Memberikan syarat pekerjaan yang ditawarkan.

Hak dan tanggujawab pekerja dan majikan diperincikan.

Maklumat

Mengandungi maklumat tentang pekerja dan majikan, jawatan, gaji, tempoh percubaan (jika ada), waktu kerja dan lain-lain.

Maklumat yang lebih lengkap dan jelas seperti polisi dan sebagainya.

Kewajipan Undang-Undang

Tidak terikat kepada undang-undang sepenuhnya.

Dokumen terikat dengan undang-undang.

Segala Dokumentasi Kini Boleh Diautomasi Dengan mesraHR!

Adakah syarikat anda mempunyai masalah dalam menguruskan dokumen pekerja? Perlukan sistem yang boleh simpan sebarang dokumen penting dan mudah diakses oleh pekerja dan pegawai HR? mesraHR adalah jawapannya!

Dengan mesraHR pengurusan sumber manusia anda akan lebih efisien dan efektif. Terdapat pelbagai fungsi pengurusan yang ditawarkan termasuk pengurusan gaji, cuti, tuntutan, termasuk pengurusan data pelbagai cawangan syarikat.

Dengan HR software terbaru di Malaysia ini, operasi syarikat anda akan lebih teratur, di samping meningkatkan kualiti kerja pekerja dan potensi. Masa untuk mengorak langkah dalam pengurusan sumber manusia syarikat anda dengan mesraHR!

Rasai pengalaman menggunakan HR software Malaysia terbaru sekarang dengan mencuba ‘Free Demo’ bersama kami!