Tutorial Surat Tunjuk Sebab: Master Format dan 1 Contoh

Surat Tunjuk Sebab adalah salah satu dokumen yang penting dalam pengurusan disiplin pekerja. Ia biasanya digunakan apabila pekerja didapati melanggar peraturan atau polisi syarikat dan pihak majikan ingin memberikan pekerja peluang untuk menjelaskan tindakan mereka. Surat ini bukan sahaja memberi hak kepada pekerja untuk membela diri, tetapi juga memastikan bahawa prosedur pengurusan disiplin dilakukan dengan adil dan berterusan.

Dalam artikel ini, kami akan menerangkan Tutorial Surat Tunjuk Sebab, bila dan bagaimana ia digunakan, serta contoh surat tunjuk sebab yang boleh membantu majikan dan pekerja memahami proses ini dengan lebih baik.

Pengenalan: Apa Itu Surat Tunjuk Sebab?

Surat Tunjuk Sebab dalam bahasa Inggeris ialah Show Cause Letter, merupakan surat rasmi yang dikeluarkan oleh majikan kepada pekerja yang disyaki melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap peraturan syarikat atau kod etika kerja.

Jika pekerja gagal memberikan jawapan yang memuaskan, tindakan disiplin seperti penurunan gaji, penamatan kontrak, atau penggantungan kerja boleh diambil.

Surat ini berfungsi untuk memberi pekerja peluang untuk memberikan penjelasan tentang tindakan mereka sebelum tindakan disiplin lebih lanjut diambil. Artikel ini memberi Tutorial Surat Tunjuk Sebab untuk majikan dan pekerja untuk Master Format dan 1 Contoh di bawah!

1. Bila Surat Tunjuk Sebab Perlu Dikeluarkan?

Surat ini biasanya dikeluarkan apabila terdapat kesalahan serius atau pelanggaran peraturan syarikat yang memerlukan pekerja memberikan penjelasan bertulis. Berikut adalah beberapa keadaan di mana majikan mungkin perlu mengeluarkan surat ini:

a. Kelewatan atau Tidak Hadir Tanpa Alasan Yang Sah
Jika pekerja tidak hadir ke tempat kerja tanpa memberitahu atau tidak mengikut prosedur untuk memohon cuti, majikan boleh mengeluarkan surat ini untuk meminta penjelasan.

b. Perbuatan Tidak Beretika atau Melanggar Kod Syarikat
Sebarang perbuatan yang melanggar kod etika syarikat seperti membuli rakan sekerja, perilaku tidak profesional atau kecurian kecil dalam syarikat boleh menyebabkan majikan mengeluarkan surat ini kepada pekerja.

c. Pelanggaran Terhadap Peraturan Keselamatan dan Kesihatan Kerja
Jika pekerja melanggar peraturan keselamatan atau kesihatan kerja yang boleh menjejaskan keselamatan diri mereka atau rakan sekerja, surat ini adalah langkah pertama sebelum tindakan disiplin diambil.

Baca Juga: Masalah Dihadapi HR

d. Prestasi Kerja yang Tidak Memuaskan
Apabila pekerja gagal memenuhi sasaran prestasi atau tidak menunjukkan komitmen terhadap tugas yang ditugaskan, majikan mungkin mengeluarkan surat ini untuk meminta penjelasan atau alasan mengenai kemerosotan prestasi mereka.

2. Format Surat Tunjuk Sebab (Perkara Perlu Ada)

Surat mesti ditulis dengan struktur yang jelas dan profesional. Berikut adalah format yang biasa digunakan HR dan majikan dalam surat, anda boleh mengubah mengikut kesesuaian:

1. Tajuk Surat

Sertakan tajuk yang jelas, seperti “Surat Tunjuk Sebab” atau “Show Cause Letter“, diikuti dengan nama pekerja dan tarikh surat tersebut dikeluarkan.

2. Pengenalan

Mulakan surat dengan pernyataan rasmi mengenai tujuan surat tersebut dikeluarkan. Nyatakan dengan jelas kesalahan atau pelanggaran peraturan yang dilakukan oleh pekerja.

Contoh:

“Dengan ini, kami merujuk kepada ketidakhadiran anda tanpa notis pada 15 April 2025. Tindakan ini melanggar peraturan syarikat yang telah diterangkan dalam Polisi Ketidakhadiran Pekerja.”

3. Perincian Kesalahan atau Pelanggaran

Sertakan butiran terperinci mengenai kesalahan atau pelanggaran yang telah dilakukan oleh pekerja. Nyatakan tarikh kejadian dan fakta yang relevan.

Contoh:

“Pada tarikh tersebut, anda tidak hadir bekerja tanpa mengemukakan sebarang permohonan cuti atau pemberitahuan terlebih dahulu kepada penyelia anda.”

4. Peluang Untuk Menjelaskan

Tegaskan bahawa pekerja diberi peluang untuk memberi penjelasan terhadap tindakan mereka. Nyatakan tempoh masa yang diberikan untuk mereka memberi maklum balas atau penjelasan.

Contoh:

“Dengan ini, anda diminta untuk memberi penjelasan bertulis dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh surat ini, berkenaan ketidakhadiran tanpa notis tersebut.”

5. Tindakan Selanjutnya

Tegaskan bahawa jika tiada penjelasan diberikan, tindakan disiplin akan diambil. Ini memberi amaran yang jelas kepada pekerja mengenai kemungkinan akibat dari ketidakpatuhan mereka.

Contoh:

“Sekiranya tiada penjelasan diberikan dalam tempoh yang ditetapkan atau penjelasan yang diberikan tidak memadai, syarikat berhak mengambil tindakan disiplin seperti yang termaktub dalam polisi syarikat.”

6. Penutup dan Tandatangan

Akhiri surat dengan menyatakan bahawa syarikat mengharapkan kerjasama dan menekankan pentingnya kepatuhan kepada peraturan syarikat. Sertakan rujukan kepada polisi syarikat jika perlu.

Contoh:

“Kami berharap anda dapat memberikan penjelasan dengan secepat mungkin, dan mengingatkan anda tentang polisi ketidakhadiran dalam syarikat yang perlu dipatuhi oleh semua pekerja.”

3. Contoh Surat Tunjuk Sebab

Berikut adalah contoh yang boleh digunakan oleh pekerja:

[Nama Pekerja]
[Jawatan Pekerja]
[Nama Majikan]
[Alamat Majikan]
[Tarikh]

[Nama Majikan]
[Alamat Majikan]

Perkara: Surat Tunjuk Sebab [Salah Laku]

Tuan/Puan,

Merujuk kepada Surat Tunjuk Sebab [Salah Laku] yang telah berlaku pada [Tarikh]. Saya menyedari bahawa perbuatan saya ini mungkin telah melanggar peraturan syarikat yang dinyatakan dalam Polisi [Salah Laku].

Punca berlakunya [Salah Laku] ini adalah [Alasan Atas Salah Laku]. Meskipun begitu, saya bertanggungjawab sepenuhnya atas kesalahan ini dan berjanji untuk berhati-hati serta perkara yang sama tidak akan berulang di masa hadapan.

Dengan rasa rendah diri saya memohon maaf atas kesalahan yang telah dilakukan. Saya juga bersedia untuk menerima sebarang tindakan dari pihak pengurusan untuk kemajuan bersama.

Saya berharap tuan/puan dapat mempertimbangkan penjelasan ini dan memberikan saya peluang untuk terus berkhidmat dengan lebih baik. Saya amat menghargai sokongan yang diberikan pihak syarikat selama ini.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
[Tandatangan]
[Nama Pekerja]
[Jawatan Pekerja]
[Tarikh]

4. Kepentingan Surat Tunjuk Sebab

Surat tunjuk sebab penting untuk kedua-dua pihak, majikan dan pekerja, kerana ia:

a. Membolehkan Penjelasan
Memberikan peluang kepada pekerja untuk membela diri dan menjelaskan keadaan.

b. Dokumentasi Rami
Menjadi rekod rasmi untuk tindakan selanjutnya yang mungkin atau akan diambil majikan.

c. Mencegah Kesilapan
Mengurangkan kemungkinan salah faham antara majikan dan pekerja.

Penutup: Kesan dan Tindakan Susulan

Matlamat utama adalah untuk memastikan pekerja memahami kesalahan mereka dan diberi peluang untuk memperbaiki tindakan mereka. Jika pekerja memberikan penjelasan yang munasabah, mereka boleh diberi kesempatan untuk memperbaiki diri. Sebagai majikan, memberikan teguran yang jelas dan peluang untuk pembelaan menunjukkan bahawa syarikat mengamalkan pendekatan yang adil dan transparen dalam menangani masalah disiplin. Proses ini juga membantu mengekalkan kualiti kerja dan integriti dalam organisasi. Anda juga boleh merujuk kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) untuk maklumat lanjut tentang peraturan kerja dalam sektor awam di SPA.

Soalan Lazim (FAQ)

1. Pihak mana yang keluarkan surat tunjuk sebab?

Surat ini boleh dikeluarkan oleh kedua-dua belah pihak sama ada majikan mahupun pekerja. Selalunya majikan akan mengeluarkan surat yang meminta pekerja untuk menulis surat tunjuk sebab atas salah laku mereka.

2. Kenapa surat tunjuk sebab dikeluarkan?

Kehadiran Tidak Memuaskan – Pekerja kerap tidak hadir atau datang lewat tanpa alasa munasabah.
Prestasi Kerja Lemah – Pekerja gagal mencapai piawaian kerja yang ditetapkan.
Tingkah Laku Tidak Wajar – Masalah disiplin seperti tidak mematuhi arahan di tempat kerja.
Melanggar Polisi Syarikat – Menggunakan peralatan syarikat untuk tujuan peribadi tanpa kebenaran.

3. Apa berlaku sekiranya alasan tidak memuaskan?

Jika penjelasan pekerja tidak memadai, syarikat boleh mengambil tindakan disiplin yang lebih serius seperti mengeluarkan Surat Amaran, penggantungan kerja, atau pemotongan gaji bergantung pada polisi syarikat dan keparahan pelanggaran.

4. Apa perlu buat selepas terima surat tunjuk sebab?

Baca Dengan Teliti
Kumpul Bukti Sokongan
Jawab Secara Profesional
Simpan Salinan

Pengurusan Syarikat Boleh Jadi Mencabar Tanpa mesraHR!

Sebagai majikan, menguruskan pelbagai jenis pekerja boleh menjadi tugas yang rumit. Tanpa sistem yang teratur, risiko silap pengiraan, rekod tidak teratur atau ketidakpatuhan terhadap polisi adalah tinggi.

Mengautomasikan tugasan: Semua tugasan direkodkan secara digital untuk memudahkan semakan.
Menguruskan pengurusan secara online: Sebarang tugasan kini boleh diakses dengan satu klik.
Memastikan pematuhan: Sistem direka untuk mematuhi undang-undang kerja di Malaysia.

Tidak kira sama ada anda majikan SME atau syarikat besar, mesraHR adalah penyelesaian lengkap untuk pengurusan sumber manusia anda!

Mari cuba FREE DEMO untuk dapatkan sistem mesraHR sekarang!